Privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Ortelius P&O Ondersteuning en Advies (hierna te noemen: ‘Ortelius P&O’ en ‘we’) verwerkt van haar klanten, medewerkers, relaties en overige geïnteresseerden.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Ortelius P&O Ondersteuning en Advies, Cabralstraat 1, 1057 CD Amsterdam, KvK nummer 74977644.

Bij Ortelius P&O is geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Op grond van artikel 37 van de AVG voldoet Ortelius P&O niet aan een van de drie situaties waarin het aanwijzen van een FG verplicht is. Die situaties zijn als volgt:

• de organisatie is een overheidsinstantie of publieke organisatie;
• de organisatie die vanuit kernactiviteiten op grote schaal individuen volgt, zoals bijvoorbeeld profileren van mensen, cameratoezicht en monitoring gezondheid via wearables;
• de organisatie die vanuit kernactiviteit op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijk verleden.

Als u vragen of verzoeken heeft ten aanzien van dit Privacybeleid, dan kunt u dit kenbaar maken door een e-mail te sturen naar m.meijer at ortelius-po.nl of door te bellen naar 06-5180 2017.

2. Welke gegevens verwerkt Ortelius P&O, voor welk doel en met welke bewaartermijn?

In het traject van eerste contact tot en met het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst gebruiken we de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam
• adres, postcode en vestigings- of woonplaats
• telefoonnummer
• e-mailadres

Komt het niet tot een overeenkomst, dan vernietigen wij uw gegevens, tenzij u ons schriftelijk verzoekt uw gegevens te bewaren.

Komen we wel tot samenwerking, dan vullen we voor de administratieve en financiële afhandeling van onze samenwerking uw persoonsgegevens aan met uw bankrekeningnummer. Voor de opdracht(en) die binnen de samenwerking vallen, verwerkt Ortelius P&O diverse persoonsgegevens die samenhangen met de opdracht(en). Per opdracht komt Ortelius P&O met de opdrachtgever de te verwerken persoonsgegevens schriftelijk overeen. Bij de bewaartermijnen van de persoonlijke gegevens hanteren wij de wettelijke bepalingen. Zijn die er niet, dan komen wij de bewaartermijn per categorie persoonsgegevens in de samenwerkingsovereenkomst met u overeen.

Ortelius P&O kan de persoonsgegevens (laten) anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor trainingsdoeleinden. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.

3. Website en cookies

De website van Ortelius P&O kunt u bezoeken zonder dat u ons informatie verschaft over uw identiteit. Gegevens met betrekking tot uw klik- en gebruiksgedrag registreren wij niet. Ook maken wij (nog) geen gebruik van cookies, bedoeld om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de website te optimaliseren.

4. Delen van uw persoonsgegevens

Ortelius P&O geeft de door u verstrekte persoonsgegevens niet door aan andere partijen anders dan de partijen die specifiek bij de dienstverlening van Ortelius P&O ingeschakeld moeten worden. U geeft daar nadrukkelijk schriftelijk toestemming voor in de samenwerkingsovereenkomst. Dit met uitzondering van bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld indien wettelijk vereist.

5. Uw rechten ten aanzien van de verstrekte persoonsgegevens

U kunt op ieder gewenst moment uw gegevens opvragen, laten corrigeren, laten overdragen of laten verwijderen uit de bestanden van Ortelius P&O. Ook kunt u de verwerking ervan (tijdelijk) laten stopzetten. Neemt u hiervoor contact op met één van de adviseurs, die uw verzoek schriftelijk zullen bevestigen en uit zullen (laten) voeren. In ieder geval zullen we u binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek informeren over het gevolg dat we aan uw verzoek hebben gegeven. Indien we niet aan uw verzoek kunnen voldoen, dan zullen we dit altijd nader toelichten en met u een passende oplossing bespreken.

Hebt u klachten over de wijze waarop Ortelius P&O uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, dan kunt u een mail sturen naar m.meijer at ortelius-po.nl. Indien dit niet leidt tot een oplossing, kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep doen op de bevoegde rechter.

6. Beveiliging

De gegevens die u aan Ortelius P&O verstrekt, worden in een beveiligde omgeving opgeslagen. We handhaven te allen tijde bij de verwerking van persoonsgegevens een beveiligingsniveau dat gezien de stand van de techniek voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen.

Voor de verwerking van sommige persoonsgegevens maakt Ortelius P&O gebruik van diensten van derden, zogenaamde sub-verwerkers. Deze partijen verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Ortelius P&O. Met de sub-verwerkers hebben we een sub-verwerkersovereenkomst (of een alternatieve overeenkomst) gesloten, waarin we de sub-verwerker verplichten om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en dit Privacybeleid na te leven. Ook houden wij vinger aan de pols of onze subverwerkers deze verplichtingen ook daadwerkelijk nakomen. Via m.meijer at ortelius-po.nl kunt u een lijst opvragen van onze subverwerkers.

7. Wijzigingen

Ortelius P&O behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacybeleid. Raadpleeg daarom ons beleid zo regelmatig als voor u nodig is.

Versie 17 mei 2018